Germany-Munich: Time accounting or human resources software package

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Title	Germany-Munich: Time accounting or human resources software package
OJEU (High Value)	458137-2020
Type	Invitation to tender
Date Published	2020-09-30
Deadline	2020-10-26 10:00:00
Nature Of Contract	Supply contract
Awarding Authority
Procedure

Description :

CONTRACT NOTICE Section I: Contracting authority I.1) Name and addresses: Official name: Münchenstift GmbH, Gemeinnützige Gesellschaft der Landeshauptstadt, wohnen und pflegen in der Stadt Postal address: Kirchseeoner Straße 3 Town: München Postal code: 81669 Country: DE Telephone: +49 89620200 E-mail: vergabe@muenchenstift.de Fax: +49 8962020387 NUTS code: DE212 Main address: www.muenchenstift.de Communication I.3) Procurement documents (URL):https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/593437CC-616A-4808-A9D3-8E1F6BB6F8EC Additional Information I.3.4) Additional information can be obtained from: I.3.6)Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/593437CC-616A-4808-A9D3-8E1F6BB6F8EC https://www.deutsche-evergabe.de I.4) Type of the contracting authority: Gemeinnützige GMBH Main Activity I.5.1) Main Activity: SOCIAL PROTECTION Section II: Object of Contract Title: Vergabeverfahren HCM-Software 2020 Reference number: Vergabeverfahren HCM-Software 2020 II.1.4) Short description Um den künftigen Herausforderungen der Digitalisierung in der Personalwirtschaft angemessen zu begegnen und die diesbezüglichen Geschäftsziele zu realisieren, schreibt die Münchenstift die Lieferung geeigneter Standardsoftware, die erforderliche Anpassung und Implementierung der Lösung, den Systemservice mit Wartung und Pflege sowie das Hosting einer HCM-Software aus. Möglich sind 3 Varianten von Angeboten, wie unten näher beschrieben, bezuschlagt wird nur insgesamt ein Angebot. Eine Festlegung auf eine bestimmte Variante bereits im Teilnahmewettbewerb ist nicht erforderlich. Information about lots II.1.6) This contract is divided into lots: no Description: Item/Lot 1 NUTS code: DE212 II.2.3.2) Main site or place of performance: In den Vergabeunterlagen aufgeführt II.1.4) Short description Als fachspezifische Lösungen setzt der Auftraggeber (AG) für die Personalstammdatenverwaltung und die Lohn-/Gehaltsabrechnung derzeit das Produkt Fidelis.Personal der SD Worx GmbH ein. Für die sonstigen Aufgaben in den Bereichen Personalcontrolling, Bewerbermanagement, Fort- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung werden Office- oder Insellösungen genutzt, die abgelöst werden sollen. Zur Realisierung dieser Ausschreibungsstrategie kommen 3 Lösungsvarianten in Betracht. Alle Bewerber/Bewerbergemeinschaften (B/BG) haben die freie Wahl, welche Lösungsvariante/n sie anbieten. Im Teilnahmewettbewerb kann sich B/BG für eine oder mehrere Lösungsvarianten bewerben. In dem auf den Teilnahmewettbewerb folgenden Angebotsverfahren kann pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft nur noch EIN Angebot für EINE Lösungsvariante abgegeben werden. Die Angebote für unterschiedl. Lösungsvarianten werden über das Wertungssystem der Vergabeunterlagen miteinander vergleichbar gemacht. Bezuschlagt werden kann nur ein Angebot, also nicht ein Angebot je Lösungsvariante. Lösungsvariante A, Komplettangebot: HCM-Komplettlösung, die mindestens aus den nachfolg. gen. Elementen besteht, welche auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen u/o Daten in einem automatisierten Verfahren untereinander austauschen bzw. synchronisieren: Personalverwaltung; Personalstammdatenverwaltung; Lohn-/Gehaltsabrechnung; Abwesenheitsverwaltung (Krankheit, Urlaub usw.); Einstellungs-, Änderungs- und Austrittsverfahren; Bescheinigungen; Schnittstelle zu Dienstplan- und Zeitwirtschaft; Schnittstelle zu Rechnungswesen-Software; Schnittstellen zu staatlichen Stellen; Personalcontrolling; Personalkennzahlen; Forecasts; Stellenplanung; Managementcockpit; Monatsauswertungen und Finanzcontrolling; Personalmanagement; Stellenausschreibung; Bewerbermanagement; Fort- und Weiterbildungsmanagement; Personalentwicklung / Performance-Management. Lösungsvariante B, Personalcontrolling und Personalmanagement: Personalcontrolling- und Personalmanagementlösung, die mindestens aus den nachfolgend genannten Elementen besteht, welche auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen und/oder Daten in einem automatisierten Verfahren untereinander austauschen bzw. synchronisieren. Ebenso verfügt Lösungsvariante B über eine Schnittstelle zu dem beim Auftraggeber bereits vorhandenen Personalverwaltungssystem Fidelis.Personal der SD Worx GmbH. Eine komplette Personalverwaltung, insbesondere mit Lohn- und Gehaltsabrechnung ist darin nicht enthalten. Einzelne Elemente davon (wie z. B. ein Eintritts- und Änderungsverfahren) können zwar enthalten sein, haben jedoch bei Lösungsvariante B keine Bedeutung (sie bleiben wertungsneutral). Personalcontrolling; Personalkennzahlen; Forecasts; Stellenplanung; Managementcockpit; Monatsauswertungen und Finanzcontrolling; Personalmanagement; Stellenausschreibung; Bewerbermanagement; Fort- und Weiterbildungsmanagement; Personalentwicklung / Performance-Management. Lösungsvariante C, Personalmanagement: Personalmanagementlösung, die mindestens aus den nachfolgend genannten Elementen besteht, welche auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen und/oder Daten in einem automatisierten Verfahren untereinander austauschen bzw. synchronisieren, sowie Schnittstelle zu dem beim AG bereits vorhandenen Personalverwaltungssystem Fidelis.Personal der SD Worx GmbH. Eine komplette Personalverwaltung, insbesondere mit Lohn- und Gehaltsabrechnung ist darin nicht enthalten. Einzelne Elemente davon (wie z.B. ein Eintritts- und Änderungsverfahren) können zwar enthalten sein, bleiben jedoch bei der Wahl der Lösungsvariante C wertungsneutral. Ebenso ist kein komplettes Personalcontrolling enthalten. Einzelne Elemente davon (wie z. B. eine Stellenplanung) können zwar enthalten sein, haben jedoch bei Lösungsvariante C keine Bedeutung (sie bleiben wertungsneutral). Personalmanagement; Stellenausschreibung; Bewerbermanagement; Fort- und Weiterbildungsmanagement; Personalentwicklung / Performance-Management. II.2.5) Award criteria: II.02.07) Duration in months 60 II.2.7.5) This contract is subject to renewal: yes II.2.7.6) Description of renewals: Verlängerung um je ein Jahr, wenn keine Kündigung zum Ablauf des 31. Dezember des jeweils folgenden Jahres erfolgt. II.2.10) Variants will be accepted: no The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds): no Additional Information: Section III: Legal, economic, financial and technical information III.1.1) List and brief description of conditions I.— Erkl des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft (BEW) bzw. jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (MB): 1. BEW/MB erklärt, dass keine Person, deren Verhalten seinem Unternehmen (UN) zuzurechnen ist, nach den Straftatbeständen gem. § 123 Nr. 1-10 GWB rechtskräftig verurteilt oder gegen UN keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. 2. BEW/MB erklärt, dass UN keine Verstöße iSv § 124 Abs. 1 oder gegen die Bestimmungen gem. § 124 Abs. 2 vorliegen. 3. BEW/MB erklärt, dass er a) die gewerberechtl. Vorauss. für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt o. durch Dritte (zu erläutern), falls er diese Vorauss. nicht selbst erfüllt, b) Mitarbeitern/Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers (AG) und der Vergabestelle (VSt) keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat, c) bei Rückfragen/weiteren Klärungsbedarf des AG, insbes zur Eignung, Bitte um Erläuterungen oder Nachweise (z. B. Bescheinigung Sozialversich, GZR- oder HR-Auszug, Bankerkl) unverzügl. weitere gewünschte Angaben machen/Nachweise vorlegen wird, d) über eine gültige Haftpflichtvers. verfügt, wonach BEWbzw. alle MB sowie Nachunternehmer (NU) in angem. Höhe versichert ist/sind oder er hiermit verbindlich zusichert, dass er im Falle der Beauftragung eine entspr Versicherung abschließt, e) nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpfl. ist o. er darin eingetragen ist, Angabe von Nr/Register u. f) AG unverzüglich informiere(n) u. ggf aktualisierte Eigenerkl sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor o. nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten o. anderen für ihn erkennbar relevanten Vorauss. für eine Zuschlagserteilung ergeben. — Für BEW/MB Angabe von vollst Firmennamen, Anschrift Hauptsitz, vollst Namen des Ansprechp für alle Rückfragen der VSt an den BEW (Telefon, Telefax, E-Mail). — Bei Bewerbergemeinschaften (BG) zusätzlich Angabe der Rechtsform der BG (derzeit u. ab Beginn der Leistungserbringung), Erklärung über gesamtschuldn Haftung, Angabe eines bevollmächtigten Vertreters sowie Ansprechp. für alle Rückfragen der VSt zur BG o. deren Mitgl. (Einzelperson) mit Telefon/Telefax/E-Mail. II.— Diese Anforderungen gelten entspr für einen NU/ein verbundenes UN, der/das wesentliche Leistungsanteile erbringen soll; von diesem ist eine Verpflichtungserkl. mit entspr Angaben auf dem Formbl. in den Vergabeunterlagen (VU) beizubringen (bei Unzumutbkt der Einreichung bereits mit dem Angebot Einreichung für NU auf Aufforderung der VSt vor abschl. Wertung). — Einverständn. mit der Speicherung/Verarbeitung der mitgeteilten personenbez Daten für das Vergabeverfahren, erf Einwilligungen von Dritten müssen auf Anforderung des AG belegt werden. — Für diese Angaben sind die Formblätter in den herunterzuladenden VU zu verwenden. — Angaben/Erklärungen/Nachweise (AEN), die von BEW nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer vom AG zu bestimmenden Nachfrist bei BEW angefordert werden. Reicht der BEW die geforderten AEN nicht innerhalb einer vom AG verbindl. gesetzten Nachfrist ein, so wird das Angebot ausgeschlossen. AG ist nicht verpflichtet, BEW Gelegenheit zur Ergänzung seiner Angaben nach Ablauf der Angebotsfrist zu geben, dazu aber iRd VgV berechtigt. III. Vgl. auch für Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie Technische und berufliche Leistungsfähigkeit erf Angaben/Angaben nach III.1.2. und III.1.3. III.1.2.3) List and brief description of selection criteria I. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre 2017-2019 gesamt, Umsatz mit Bereitstellung (Lizenzen) und Implementierung von HCM-Software bei Kunden, Umsatz mit Wartung und Pflege von HCM-Software bei Kunden (jew. netto; nur Bewerber allein, nicht Konzern/verbundene Unternehmen) und Angaben zur Dauer des Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch), für das die vorstehenden Angaben gemacht wurden, sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2017); Verpflichtung, auf Anforderung des Auftraggebers unverzüglich Bilanzen/Bilanzauszüge für die beiden letzten Geschäftsjahre vorzulegen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem der Bewerber ansässig ist, vorgeschrieben ist. II. Ziff. II unter Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (III.1.1) gilt entspr. III. Vgl. auch für Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sowie Technische und berufliche Leistungsfähigkeit erf Angaben/Angaben nach III.1.1. und III.1.3. III.1.2.4) Minimum level(s) of standards possibly required III.1.3.2) List and brief description of selection criteria I.— Angabe von mind 3 Referenzen (REF), die mit der zu vergebenden Leistung nach der Aufgabenstellung, Art u. Umfang sowie Komplexität vergleichbar sind und nachfolgd. Mindestanforderungen erfüllen, aus den letzten 3 Jahren mit Erläuterung zur Vergleichbbkt. Bei Bewerbung für mehr als eine der 3 Lösungsvarianten (LöVar) A bis C müssen für jede der LöVar, für die sich BEW bewirbt, mindestens 3 REF angegeben werden. Falls BEW keine eigenen REF, sondern REF anderer UN nennt, muss er erläutern, warum er sich auf die REF berufen kann. Dies gilt auch für REF von KonzernUN/UN, mit denen der BEW gesellschaftsrechtl. verbunden ist. Vorlage v Bescheinigung anstelle des vollst ausgefüllten Formbl genügt nicht. Wenn nicht alle geforderten Felder zu einer REF ausgefüllt werden, kann die REF mangels Überprüfbarkeit nicht berücksichtigt werden. Verweis auf allg Firmenprospekte o. andere beigefügte Unterlagen genügt nicht, andernfalls muss BEW damit rechnen, dass seine Eignung nicht festgestellt u. das Angebot daher nicht berücksichtigt wird. Dazu ist Einverständnis mit Rücksprache des AG mit REF-AG ohne weitere Rücksprache mit/Zustimmung BEW zu erteilen. Auf Anforderung der VSt ist die jeweilige REF durch eine Bescheinigung des REF-AG zu belegen. Zu jeder Referenz Angabe LöVar, falls nicht nur Bewerbung f eine LöVar, Angabe REF-AG, AN des REFauftrages (BEW/MB, ggf welches) o. Dritter), Art u. Umfang der eigenen Leistungen, Angaben zur Vergleichbarkeit; Angabe zu Mindestanforderungen (s. u. „Möglicherweise geforderte Mindeststandards"); Ansprechp. beim ReferenzAG mit Telefon-Nr., Fax u/o E-Mail; Abdeckung aller zu erbringender Leistungen durch Referenzen. Der Auftraggeber kann hierzu und zu anderen Fragen im Zusammenhang mit der Referenz beim REF-AG mündlich oder schriftlich nachfragen. BEW erklärt sich durch Angabe der REF m Nachfragen des AG bei den jew. REF-AGen o. seine gesond. Zust. einverst., AG ist aber nicht verpfl., bei REF-AG nachzufragen, auch dann nicht, wenn er bei and REF-AG oder and. REF nachfragt. — Angaben zur Anzahl Kunden mit aktuell laufendem Betreuungsvertrag (rechtlich selbstst. Organisationen) gesamt in in Dtld mit aktuell laufendem Betreuungsvertrag. — Angabe zur Anzahl der jahresdurchschnittl Beschäftigten, die überwiegd. mit Softwareentw u. -pflege befasst sind, für 2017, 2018, 2019, entspr Angabe jew. für Softwareimplementierung bei Kunden und Support für Kunden. — Erklärung zu NU u. Einrichtung entspr Erkl. u. ggf. Nachweise, wonach BEW erklärt, dass er sich hins. seiner Eignung für dieses Projekts auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft. Auf Verl der VSt/des AG hat der BEW unverzügl. die Verpflichtungserkl. für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formbl. Verpflichtungserkl. des Dritten dazu vorlegen, dass ihm die erf Mittel dieser UN zur Verfügung stehen, u. für UN, die nach ihrem Umfang u/o ihrer Bedeutung wesentl. Leistungsteile erbringen sollen, entspr Erkl. u. auf Anforderung Nachweise zur Eignung, wie sie in diesen VU gefordert sind. Hierzu ist Beschreibung der Teilleistung sowie Name u. Adresse des Dritte u. Art u. Weise der Einbindung des Dritten (z. B. NU) erforderlich. II. Ziff. II unter Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (III.1.1) gilt entspr. III. Vgl. auch für Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister erf Angaben/Angaben nach III.1.1. und III.1.2. III.1.3.3) Minimum level(s) of standards possibly required I. mind 3 REF, die mit der zu vergebenden Leistung nach der Aufgabenstellung, Art u. Umfang sowie Komplexität vergleichbar sind und folgd. Mindestanforderungen erfüllen. Bei Bewerbung für mehr als eine der 3 LöVar A bis C müssen für jede der Lösungsvarianten, für die sich BEW bewirbt, mindestens 3 REF angegeben werden. II. Alle REF müssen folgd. Mindestanf. erfüllen: 1. Innerhalb der letzten 10 Jahre erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit Lieferung und Implementierung einer HCM-SW mit mind. 3 der folgenden Module, vom AG in den Produktivbetrieb übernommen Lohn- und Gehaltsabrechnung, digitale Personalakte, Bewerbermanagement, Fort- und Weiterbildung, Personalentwicklung, Personalcontrolling). 2. Projektsprache deutsch und deutschsprachige Bedienung der HCM-SW, 3. AG mit mindestens 800 Mitarbeitern, 4. AG nutzt die vom Bewerber betriebene telefonische Hotline III. REF für LöVar B und C müssen zusätzl . folgende Mindestanf. erfüllen: Mit dem Zeitpunkt der Produktivsetzung der Lösung muss für die integrierte Gehaltsabrechnung die Rückrechnungsfähigkeit für das laufende Jahr sowie für das komplette Vorjahr gegeben gewesen sein. III.2.2) Contract performance conditions Vertragsbedingungen des Auftraggebers III.2.3) Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract Section IV: Procedure IV.1.1) Type of procedure: Competitive Negotiation IV.1.1) Type of procedure: Competitive procedure with negotiation IV.1.4) Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated IV.1.5) The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations IV.2.1) Time limit for receipt of tenders or requests to participate IV.2.2) Date 2020-10-26 IV.2.2) Local time 10:00 IV.2.3) Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates 2020-11-02 IV.2.6) Tender must be valid until 2021-03-15 Section V: Complementary information Review body: Official name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern Postal address: Maximilianstraße 39 Town: München Postal code: 80538 Country: DE Telephone: +49 8921762411 E-mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de Fax: +49 8921762847 VI.4.3) Precise information on deadline(s) for review procedures (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. Section VI Date of dispatch of this notice : 2020-09-25

CPV Codes

48450000; Time accounting or human resources software package;