Germany-Essen: Document management system

To get tender notifications and more sign up now and never miss a notice again.

Tile Germany-Essen: Document management system
OJEU (High Value) 600367-2019
Type Invitation to tender
Date Published 2019-12-18
Deadline 2020-01-15 12:00:00
Nature Of Contract Service contract
Awarding Authority Local authorities
Awarding Criteria The most economic tender
Procedure

Description :
CONTRACT NOTICE


Section I: Contracting authority

I.1) Name and addresses:
Official name: Essener Systemhaus
Postal address: Kruppstr. 82-100
Town: Essen
Postal code: 45145
Country: DE
E-mail: einkauf@esh.essen.de
NUTS code: DEA13
Main address (URL): www.esh-essen.de

Communication
I.3) Procurement documents
(URL):https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYLY8ES/documents

Additional Information
I.3.4) Additional information can be obtained from:
I.3.6)Tenders or requests to participate must be submitted electronically via:
https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYLY8ES
I.4) Type of the contracting authority: REGIONAL AUTHORITY

Main Activity
I.5.1) Main Activity: GENERAL PUBLIC SERVICES

Section II: Object of Contract


Title:

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems

Reference number: 2019-42

II.1.4) Short description

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.


Information about lots
II.1.6) This contract is divided into lots: no

Description: Item/Lot 1
NUTS code: DEA13
II.2.3.2) Main site or place of performance:

Essener Systemhaus

Kruppstr. 82-100

45145 Essen

II.1.4) Short description

Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt – https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und 3 großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.

Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Essen).

Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

II.2.5) Award criteria:

Criteria: Siehe Verfahrensbrief, Kapitel V ff
Weighting: 70
Cost/Price
Weighting: 30
II.02.07) Duration in months 48
II.2.7.5) This contract is subject to renewal: yes
II.2.7.6) Description of renewals:

Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)

II.2.9) Envisaged number of candidates 5
II.2.9,4) Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe.

Für die unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) gekennzeichneten Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).

II.2.10) Variants will be accepted: no



Additional information:

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen.


Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1.1) List and brief description of conditions

— Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend),

— Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular C3_Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen,

— Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) zu machen.

Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

III.1.2.3) List and brief description of selection criteria

— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,

— der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können,

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben,

— die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.1.3.2) List and brief description of selection criteria

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.

— Name der Referenz,

— Ansprechpartner bei der Referenz,

— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

— Art der Behörde/Verwaltung,

— Referenz seit (Produktivsetzung der Gesamtlösung),

— Behörden-/Verwaltungsgröße,

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

— Wird die DMS-Lösung auf virtuellen Servern betrieben,

— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),

— Weitere Fachverfahren sind mit der, bei der Referenz eingesetzten DMS-Lösung integriert worden. Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet.

Alle o. g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.2.2) Contract performance conditions

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist ausgeschlossen, sofern bereits eine Teilnahme an der Ausschreibung ESH/6-2 2019-29 (Ausschreibung und Begleitung DMS Einführung) erfolgt ist.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).

Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage C1_Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.2.3) Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract

Section IV: Procedure

IV.1.1) Type of procedure: Competitive Negotiation
IV.1.1) Type of procedure: Competitive procedure with negotiation
IV.1.4) Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
IV.1.5) The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations

IV.02.01) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
IV.02.02) Date 2020-01-15
IV.02.02) Local time 12:00


IV.2.6) Tender must be valid until
2020-12-31

Section V: Complementary information


VI.2.1) Electonic ordering will be used
VI.2.2) Electronic invoicing will be accepted
VI.2.3) Electronic payment will be used

Additional information:

Hinweis:

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 6.1.2020, 12:00 Uhr und ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Bekanntmachungs-ID: CXPSYYLY8ES


Review body:
Official name: Vergabekammer Rheinland
Postal address: Zeughausstraße 2-10
Town: Köln
Postal code: 50667
Country: DE
VI.04.03) Precise information on deadline(s) for review procedures

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).


Section VI

VI.05.00) Date of dispatch of this notice 2019-12-16

English Language Unavailable

CPV Codes
48311100; 72230000; 48000000; 48219300; 72261000; 72263000; 72267000; 48313000; Document management system; Custom software development services; Software package and information systems; Administration software package; Software support services; Software implementation services; Software maintenance and repair services; Optical-character-recognition (OCR) software package;

Signup now to receive weekly OJEU reports for the UK, your sector and/or elsewhere in the EU. We also report on the procurement of EC Institutions.

All content is copyright (c) htps://www.ojeu.com OJEU Finder Ltd, for more information see our Terms & Conditions